Гласање у одсуству: како спојити седницу уживо и изјашњавање одсутних

Скупштина се закаже, дође седам људи од тридесет, и све стане. Управник зна да би већина комшија подржала предлог - само их тог уторка у 19h није било. Закон за ту ситуацију има решење старије од сваке апликације: одлука се не мора донети само на седници. Може се донети и изјашњавањем оних који нису дошли, а та два гласа се сабирају у исти кворум. То је оно што овде зовемо хибридном седницом.

Шта закон заправо дозвољава

Потребна већина се обезбеђује присуством на седници или давањем писаних изјава о питањима са дневног реда. Власник који не може да дође није изгубио глас - само га даје другим каналом. А кад га да, он улази и у бројилац већине и у кворум, исто као да је седео у ходнику.

Практична последица је већа него што звучи. Кворум је по члану 45 обична већина укупног броја гласова - дакле више од половине свих власника, не половина оних који су дошли. У згради од тридесет станова то је шеснаест гласова. Са седам присутних седница пада. Са седам присутних и десет изјава одсутних - не пада.

Обавештење о сазивању - овде већина зграда погреши

Цео хибридни модел стоји или пада на позиву. Обавештење о сазивању седнице по члану 42 обавезно садржи:

• дан, час и место одржавања седнице;
• предложени дневни ред;
• начин одлучивања власника - усмено на лицу места, у писаној форми или електронским путем;
• ако се гласа писано - и начин на који се ти гласови достављају;
• ако се гласа електронски - електронску адресу, односно интернет страницу или страницу друштвених мрежа зграде.

Та трећа ставка је она која се најчешће прескочи. Ако у позиву не пише да се може гласати и у одсуству, тешко је после тврдити да су одсутни власници имали ту могућност - а управо је то прво питање које постави свако ко одлуку оспорава.

Обавештење се истиче на огласној табли, односно на видљивом месту у заједничком простору који је у свакодневној употреби, најкасније три дана пре дана одржавања седнице. Изузетак су хитни случајеви, када се може истаћи и на сам дан. Истицањем обавештења сматра се да је власник уредно позван; чланови се могу обавестити и електронски, али то не замењује истицање.

Како изгледа хибридна седница у пракси

Редослед корака није ствар укуса - сваки корак затвара по један могући приговор:

1. Сазовите седницу и објавите обавештење са дневним редом, местом, термином и - обавезно - начином одлучивања, најмање три дана раније.
2. Одржите седницу и водите списак присутних по посебним деловима, уз назнаку ко је кога заступао.
3. Забележите гласове датих на лицу места, по свакој тачки дневног реда посебно.
4. Отворите рок за одсутне и обавестите их о томе, са јасним датумом и часом до ког се могу изјаснити.
5. Примите изјаве одсутних - писане или електронске - и припишите их тачном власнику и посебном делу.
6. Саберите све канале у један резултат по свакој тачки и утврдите кворум и већину.
7. Сачините записник и објавите га власницима.

Рок за одсутне - колико оставити

Закон не прописује колико тај рок траје, па га одређује управник и објављује унапред. То је слобода, али и одговорност: прекратак рок обесмишљава целу поенту, предугачак убија хитност јер сви одложе па забораве.

У пракси се добро показује седам до десет дана од седнице, уз подсетник пред истек. Важније од саме дужине је да рок буде наведен у обавештењу и да се поштује: изјава која стигне после истека не улази ни у кворум ни у резултат, ма колико била јасна.

Шта ако је неко гласао двапут

Ово је најчешће питање чим се два канала споје. Правило је једноставно: један посебни део - један глас, без обзира кроз који канал је дат. По члану 43 сваки власник има по један глас за сваки свој посебни део, а кад је део у сусвојини, сувласницима припада одговарајући део гласова сразмерно њиховом уделу.

Кад се исти део појави двапут, управник мора имати унапред постављено правило, и оно мора бити видљиво у записнику. Разумно правило је да изјава дата лично на седници има првенство: она је каснија и непосреднија од раније послате поруке. Ако се ипак узима ранији глас, то мора бити образложено - али у сваком случају се у записник уноси који је глас уважен и зашто, јер се управо о тој тачки спотичу оспоравања.

Записник - шта мора да садржи

Код хибридне седнице записник није формалност него једини доказ да су се два канала уредно спојила. По члану 46 о раду скупштине води се записник, који води управник или записничар кога он именује, и управник одговара за његово уредно сачињавање. Записник садржи:

• резултат гласања по свакој тачки дневног реда о којој је скупштина одлучивала;
• начин гласања сваког присутног члана скупштине;
• друге елементе, у складу са одлуком стамбене заједнице;
• списак лица која су учествовала у раду седнице - он је саставни део записника.

Друга ставка је разлог зашто гласање у стамбеној заједници није тајно: записник мора показати како је ко гласао. Код хибридне седнице то значи и којим каналом - усмено, писано или електронски - јер се без тога не види да су изјаве одсутних уопште постојале. Исти принцип отвореног трага вреди и код финансија зграде: оно што није записано, у спору се тешко доказује.

Ако кворум ипак изостане

Дешава се и уз оба канала, посебно у великим зградама. Тада се по члану 45 седница поново сазива - најраније три, најкасније 30 дана од дана када је требало да буде одржана, и то са истим предложеним дневним редом. Кворум поновљене седнице је једна трећина укупног броја гласова.

Снижен кворум не значи снижен праг одлуке. За располагање заједничким деловима зграде, поверавање управљања професионалном управнику и кредитно задуживање заједнице по члану 44 и даље треба две трећине укупног броја гласова - а не две трећине присутних. Колико то конкретно значи за вашу зграду, проверите у калкулатору кворума и већине.

Како то ради eZajednica

Хибридни модел смо направили тако да управник не води две евиденције. Седница је један објекат у апликацији: има термин, место, дневни ред и најављене канале, а сва три канала пуне исти обрачун кворума и већине - тачно онако како члан 44 и налаже.

• Позив се попуњава по законској листи. Форма за сазивање тражи место, термин, дневни ред и начин одлучивања, па се елемент из члана 42 не може случајно прескочити.
• Канал који није најављен систем одбија. Ако електронско изјашњавање није у позиву, дугмета за гласање нема - ни за власника ни за управника.
• Списак власника и тежине се замрзавају у тренутку сазивања. Продаја стана усред гласања не помера кворум уназад.
• Управник уноси гласове са седнице - усмене и писане - по тачки и по посебном делу, а одсутни гласају сами из апликације до рока.
• Глас дат на седници је коначан. Власник га не може накнадно преписати из апликације; свака измена остаје у непроменљивом запису.
• Записник се генерише сам - резултат по свакој тачки, начин гласања сваког члана са каналом, и списак учесника, уз верификациони отисак садржаја.

Практично: управник пре седнице сазове скупштину у апликацији и дода тачке дневног реда, на седници отвори списак присутних и унесе гласове са лица места, затим једним потезом пошаље исто гласање одсутнима са роком. Кад рок истекне, затвара седницу и добија записник. Ако кворум није постигнут, из истог екрана сазива поновљену седницу са истим дневним редом. Све остало - електронско изјашњавање, рачунање удела, непроменљив запис - ради исто као и до сада.

Шта да радим ако...

• ...старији власници не користе телефон. Најавите и писани канал. Њихова потписана изјава вреди исто као клик и исто се рачуна у кворум (чл. 44).
• ...неко тражи да гласа после рока. Не улази у резултат. Ако је тема важна, чистије је сазвати нову седницу него продужавати рок коме је истекао - накнадно померање рока је само по себи разлог за оспоравање.
• ...власник је послао изјаву али није потписао записник. То по правилу не обара одлуку ако се његово изјашњавање може доказати писаном изјавом или електронском поштом. Сачувајте тај траг.
• ...не знамо колико нам гласова треба. Кворум и праг се разликују по врсти одлуке; израчунајте оба у калкулатору пре него што сазовете седницу.
• ...заједница није регистрована. Прво упишите заједницу у регистар - без правног лица и ажурног списка власника нема ни уредног кворума.
• ...управнику ускоро истиче мандат. Проверите рокове мандата пре седнице; седница коју сазове управник без мандата је непотребно рањива.