Glasanje u odsustvu: kako spojiti sednicu uživo i izjašnjavanje odsutnih

Skupština se zakaže, dođe sedam ljudi od trideset, i sve stane. Upravnik zna da bi većina komšija podržala predlog - samo ih tog utorka u 19h nije bilo. Zakon za tu situaciju ima rešenje starije od svake aplikacije: odluka se ne mora doneti samo na sednici. Može se doneti i izjašnjavanjem onih koji nisu došli, a ta dva glasa se sabiraju u isti kvorum. To je ono što ovde zovemo hibridnom sednicom.

Šta zakon zapravo dozvoljava

Potrebna većina se obezbeđuje prisustvom na sednici ili davanjem pisanih izjava o pitanjima sa dnevnog reda. Vlasnik koji ne može da dođe nije izgubio glas - samo ga daje drugim kanalom. A kad ga da, on ulazi i u brojilac većine i u kvorum, isto kao da je sedeo u hodniku.

Praktična posledica je veća nego što zvuči. Kvorum je po članu 45 obična većina ukupnog broja glasova - dakle više od polovine svih vlasnika, ne polovina onih koji su došli. U zgradi od trideset stanova to je šesnaest glasova. Sa sedam prisutnih sednica pada. Sa sedam prisutnih i deset izjava odsutnih - ne pada.

Obaveštenje o sazivanju - ovde većina zgrada pogreši

Ceo hibridni model stoji ili pada na pozivu. Obaveštenje o sazivanju sednice po članu 42 obavezno sadrži:

• dan, čas i mesto održavanja sednice;
• predloženi dnevni red;
• način odlučivanja vlasnika - usmeno na licu mesta, u pisanoj formi ili elektronskim putem;
• ako se glasa pisano - i način na koji se ti glasovi dostavljaju;
• ako se glasa elektronski - elektronsku adresu, odnosno internet stranicu ili stranicu društvenih mreža zgrade.

Ta treća stavka je ona koja se najčešće preskoči. Ako u pozivu ne piše da se može glasati i u odsustvu, teško je posle tvrditi da su odsutni vlasnici imali tu mogućnost - a upravo je to prvo pitanje koje postavi svako ko odluku osporava.

Obaveštenje se ističe na oglasnoj tabli, odnosno na vidljivom mestu u zajedničkom prostoru koji je u svakodnevnoj upotrebi, najkasnije tri dana pre dana održavanja sednice. Izuzetak su hitni slučajevi, kada se može istaći i na sam dan. Isticanjem obaveštenja smatra se da je vlasnik uredno pozvan; članovi se mogu obavestiti i elektronski, ali to ne zamenjuje isticanje.

Kako izgleda hibridna sednica u praksi

Redosled koraka nije stvar ukusa - svaki korak zatvara po jedan mogući prigovor:

1. Sazovite sednicu i objavite obaveštenje sa dnevnim redom, mestom, terminom i - obavezno - načinom odlučivanja, najmanje tri dana ranije.
2. Održite sednicu i vodite spisak prisutnih po posebnim delovima, uz naznaku ko je koga zastupao.
3. Zabeležite glasove datih na licu mesta, po svakoj tački dnevnog reda posebno.
4. Otvorite rok za odsutne i obavestite ih o tome, sa jasnim datumom i časom do kog se mogu izjasniti.
5. Primite izjave odsutnih - pisane ili elektronske - i pripišite ih tačnom vlasniku i posebnom delu.
6. Saberite sve kanale u jedan rezultat po svakoj tački i utvrdite kvorum i većinu.
7. Sačinite zapisnik i objavite ga vlasnicima.

Rok za odsutne - koliko ostaviti

Zakon ne propisuje koliko taj rok traje, pa ga određuje upravnik i objavljuje unapred. To je sloboda, ali i odgovornost: prekratak rok obesmišljava celu poentu, predugačak ubija hitnost jer svi odlože pa zaborave.

U praksi se dobro pokazuje sedam do deset dana od sednice, uz podsetnik pred istek. Važnije od same dužine je da rok bude naveden u obaveštenju i da se poštuje: izjava koja stigne posle isteka ne ulazi ni u kvorum ni u rezultat, ma koliko bila jasna.

Šta ako je neko glasao dvaput

Ovo je najčešće pitanje čim se dva kanala spoje. Pravilo je jednostavno: jedan posebni deo - jedan glas, bez obzira kroz koji kanal je dat. Po članu 43 svaki vlasnik ima po jedan glas za svaki svoj posebni deo, a kad je deo u susvojini, suvlasnicima pripada odgovarajući deo glasova srazmerno njihovom udelu.

Kad se isti deo pojavi dvaput, upravnik mora imati unapred postavljeno pravilo, i ono mora biti vidljivo u zapisniku. Razumno pravilo je da izjava data lično na sednici ima prvenstvo: ona je kasnija i neposrednija od ranije poslate poruke. Ako se ipak uzima raniji glas, to mora biti obrazloženo - ali u svakom slučaju se u zapisnik unosi koji je glas uvažen i zašto, jer se upravo o toj tački spotiču osporavanja.

Zapisnik - šta mora da sadrži

Kod hibridne sednice zapisnik nije formalnost nego jedini dokaz da su se dva kanala uredno spojila. Po članu 46 o radu skupštine vodi se zapisnik, koji vodi upravnik ili zapisničar koga on imenuje, i upravnik odgovara za njegovo uredno sačinjavanje. Zapisnik sadrži:

• rezultat glasanja po svakoj tački dnevnog reda o kojoj je skupština odlučivala;
• način glasanja svakog prisutnog člana skupštine;
• druge elemente, u skladu sa odlukom stambene zajednice;
• spisak lica koja su učestvovala u radu sednice - on je sastavni deo zapisnika.

Druga stavka je razlog zašto glasanje u stambenoj zajednici nije tajno: zapisnik mora pokazati kako je ko glasao. Kod hibridne sednice to znači i kojim kanalom - usmeno, pisano ili elektronski - jer se bez toga ne vidi da su izjave odsutnih uopšte postojale. Isti princip otvorenog traga vredi i kod finansija zgrade: ono što nije zapisano, u sporu se teško dokazuje.

Ako kvorum ipak izostane

Dešava se i uz oba kanala, posebno u velikim zgradama. Tada se po članu 45 sednica ponovo saziva - najranije tri, najkasnije 30 dana od dana kada je trebalo da bude održana, i to sa istim predloženim dnevnim redom. Kvorum ponovljene sednice je jedna trećina ukupnog broja glasova.

Snižen kvorum ne znači snižen prag odluke. Za raspolaganje zajedničkim delovima zgrade, poveravanje upravljanja profesionalnom upravniku i kreditno zaduživanje zajednice po članu 44 i dalje treba dve trećine ukupnog broja glasova - a ne dve trećine prisutnih. Koliko to konkretno znači za vašu zgradu, proverite u kalkulatoru kvoruma i većine.

Kako to radi eZajednica

Hibridni model smo napravili tako da upravnik ne vodi dve evidencije. Sednica je jedan objekat u aplikaciji: ima termin, mesto, dnevni red i najavljene kanale, a sva tri kanala pune isti obračun kvoruma i većine - tačno onako kako član 44 i nalaže.

• Poziv se popunjava po zakonskoj listi. Forma za sazivanje traži mesto, termin, dnevni red i način odlučivanja, pa se element iz člana 42 ne može slučajno preskočiti.
• Kanal koji nije najavljen sistem odbija. Ako elektronsko izjašnjavanje nije u pozivu, dugmeta za glasanje nema - ni za vlasnika ni za upravnika.
• Spisak vlasnika i težine se zamrzavaju u trenutku sazivanja. Prodaja stana usred glasanja ne pomera kvorum unazad.
• Upravnik unosi glasove sa sednice - usmene i pisane - po tački i po posebnom delu, a odsutni glasaju sami iz aplikacije do roka.
• Glas dat na sednici je konačan. Vlasnik ga ne može naknadno prepisati iz aplikacije; svaka izmena ostaje u revizionom tragu.
• Zapisnik se generiše sam - rezultat po svakoj tački, način glasanja svakog člana sa kanalom, i spisak učesnika, uz verifikacioni otisak sadržaja.

Praktično: upravnik pre sednice sazove skupštinu u aplikaciji i doda tačke dnevnog reda, na sednici otvori spisak prisutnih i unese glasove sa lica mesta, zatim jednim potezom pošalje isto glasanje odsutnima sa rokom. Kad rok istekne, zatvara sednicu i dobija zapisnik. Ako kvorum nije postignut, iz istog ekrana saziva ponovljenu sednicu sa istim dnevnim redom. Sve ostalo - elektronsko izjašnjavanje, računanje udela, revizioni trag - radi isto kao i do sada.

Šta da radim ako...

• ...stariji vlasnici ne koriste telefon. Najavite i pisani kanal. Njihova potpisana izjava vredi isto kao klik i isto se računa u kvorum (čl. 44).
• ...neko traži da glasa posle roka. Ne ulazi u rezultat. Ako je tema važna, čistije je sazvati novu sednicu nego produžavati rok kome je istekao - naknadno pomeranje roka je samo po sebi razlog za osporavanje.
• ...vlasnik je poslao izjavu ali nije potpisao zapisnik. To po pravilu ne obara odluku ako se njegovo izjašnjavanje može dokazati pisanom izjavom ili elektronskom poštom. Sačuvajte taj trag.
• ...ne znamo koliko nam glasova treba. Kvorum i prag se razlikuju po vrsti odluke; izračunajte oba u kalkulatoru pre nego što sazovete sednicu.
• ...zajednica nije registrovana. Prvo upišite zajednicu u registar - bez pravnog lica i ažurnog spiska vlasnika nema ni urednog kvoruma.
• ...upravniku uskoro ističe mandat. Proverite rokove mandata pre sednice; sednica koju sazove upravnik bez mandata je nepotrebno ranjiva.